そもそも、電話代行が便利なシーンと言えば、自分の不在時や多忙時に電話対応してもらえることです。事務所に掛かってきた電話に出ることができなくても、電話代行サービスがあれば相手方に失礼になることなく、自分への伝言や用件を取り次いでもらえます。電話を逃さずに応対することができるため、ビジネスチャンスを広げることにも繋がります。自分の業務があまり忙しくなくても、電話対応をオペレーターに頼むことが可能です。この場合は秘書業務として電話代行サービスを利用することとなり、自分の業務に余裕を作ることができます。したがって、自分が電話対応をしなくても済む分、他の業務に時間や労力を割けるため、業務の効率化が行えます。電話代行サービスを利用する一番のメリットは電話を掛けてきた相手方と必ずコンタクトが取れることです。例えば、電話代行を活用していなかった場合は自分が電話に出られなければ相手方から連絡があったことに気づかない可能性があります。携帯電話に掛けてきた相手ならば不在着信で気づきますが、固定電話の場合は電話が掛かってきたことすら分かりません。また、電話を掛けてきた相手も話し中や電話に出ないことが多ければ、こちらへのコンタクトをやめてしまう可能性があります。つまり、電話にしっかりと出ることは相手方への信頼度を損なわずにビジネスチャンスを掴み取る第一歩となります。
また、電話代行のオペレーターは電話対応のプロという点からも、お客様に対し気持ちの良い応対が可能になります。さらに築地BCバーチャルオフィスが提供する電話代行業者を使えば、低コストで事務所代わりの環境を整えることができます。
事務所の経費や事務員の人件費を削減しつつ、事務所を開設していることと同じ環境が生み出せます。
ランニングコストを抑えながら開業することにも役立ち、現代の新たなビジネスモデルの一つと言えるでしょう。築地BCバーチャルオフィスで電話代行を利用している業種として多いのが、インターネットをメインマーケットにしている販売店です。インターネットショップは一般的な小売店と異なり、直接売買が成立するわけではないので、顧客からの受注対応を行ってくれる電話代行は高いニーズがあります。特に起業したばかりのネットショップや少数精鋭で運営されているベンチャーキャピタルなどは、足りない人手を電話代行業者でカバーすると合理的です。この他には、飲食業やサービス業のアリバイ会社として利用されるケースもあります。副業としてアルバイトしている女性従業員のプライバシーを守るために利用されたり、働いていることを伏せたい女性従業員の秘密を保持することに役立っています。アリバイ会社と言うとダーティなイメージがあるかもしれませんが、従業員が健全に働くための環境を作り出すためには非常に有効です。多くの業種で電話代行業者が導入されているのは、ビジネスチャンスを広げることに役立つだけではなく、コストパフォーマンスに優れることも築地BCバーチャルオフィスが選ばれる決め手でもあります。
ここ最近では、一般企業でも築地BCバーチャルオフィスの電話代行サービスを利用しています。一般企業でも電話代行業者は利用されており、主に事務員不足解消や人件費削減を目的にしています。電話代行業者は人手不足を解消しながらもコストカットをすることが可能なため、大企業でも導入しているところが少なくありません。また、営業時間が昼夜逆転している業種も電話代行を多く利用しています。例えば、夜間営業している業種であれば、昼間は事務所が無人になることが多いため、不在対応を電話代行業者に頼むケースが多くなります。夜間でも営業中に電話対応する人手が無ければ、そのまま電話代行業者に転送されて応対してもらうことも可能です。法人だけではなく個人契約することもできますので、自営業を新たに起業する予定であれば、当面の事務所代わりに電話代行業者を利用しても良いでしょう。その場合は営業所の事務員代わりに電話代行サービスを活用できます。この仕組みならば、専門の事務員を雇用する必要が無くなりつつ、営業先の社員へと不在電話をしてもらったり、伝言をメール送信してもらうことが可能です。仮に電話対応できる事務員を雇用しても、すぐにスムーズな応対ができるとは限りません。場合によっては指導や教育に時間を掛けなくてはいけませんから、こちらの手間が増えてしまいます。しかし、築地BCバーチャルオフィスが提供する電話代行のオペレーターはその道のプロなので、こちら側が教育や訓練を行う必要はありませんし、必要事項や対応方法を伝えておくだけで、相手方に失礼なくポイントを押さえた応対をしてくれます。特に自営業者など自分が前面に立って仕事を指揮する業種の場合には、社員教育の時間を省けることが大きなメリットとなり、料金面で比較しても、事務員を雇用するよりも電話対応に頼む方がコストを削減することができます。もし事務員をパートタイマーで雇ったとしても、雇用時間や環境によっては社会保険の対象となるため、事業者出費は嵩んでしまいます。
しかし、電話代行は契約料金を支払うだけで済むため、パートタイマーに給与を支払うよりも安価ですし、各種保険などの負担もありません。一概にコストカットすることが最善とは言えませんが、プロ意識を持って応対してくれる電話代行に契約すれば、料金以上の見返りと成果が得られるはずです。また、電話代行は頼んだその日からサービスを開始してもらえますので、事業拡大と同じ効果が得られます。電話代行のオペレーターをコールセンターとして活用すれば単純に窓口が2倍になるわけですから、受注数の急増も期待できます。さらに、コールセンターの役目を電話代行に頼んでおけば、自分は他の作業が可能になるため、効率的な業務システムの確立にも繋がります。電話対応してくれる人手を探しているのであれば、電話代行の利用を検討してみましょう。ここまでで触れたとおり、電話代行はフレキシブルなサービス内容とリーズナブルな利用料金を両立しています。利用料金については業者間で若干の違いがありますが、相場としては月額10000円～20000円程度が主流です。（築地BCバーチャルオフィスでは、ハイクオリティーの電話代行を8800円と相場以下の料金でご提供しております）パートの事務員を雇うよりも遥かに安価な金額で済むため、人手を維持しつつ人件費をカットしたい場合にも役立ちます。電話代行のメリットは数多く、これらを盛り込んだ業務システムの整備は現代社会のビジネス環境と非常にマッチしています。特にネットビジネスとの相性はバツグンで、正社員雇用を必要としない起業モデルが可能となることからも、電話代行の有効性や合理性の高さは証明されています。電話代行は幅広いシーンで活用されていることから、これから利用を検討している方でも安心して契約することができるでしょう。
そして、その契約前にしっかりすべきこととしては、契約するサービス内容を選ぶことから始まります。
サービス内容は標準的な電話応対か、ネットショップなどの受注対応も含むかなど、それぞれのニーズに応じて選ぶようにしましょう。契約サービスを選んだら、不在時の連絡先を設定します。
個人の携帯電話に不在対応を行った旨を伝えてもらうのが一般的ですが、築地BCバーチャルオフィスのサービスでは電子メールで応対内容を送信してもらうことも可能です。また、リアルタイムで不在電話に対応したい場合はボイスワープで転送することができますが、ボイスワープは固定電話から携帯電話へ転送するNTTのサービスですので、電話代行サービスと契約するだけでは転送対応ができません。そのため、不在対応後に電話転送をしてもらいたい場合は、別途ボイスワープの契約が必要になります。電話代行サービスでは、不在対応したことの連絡先を複数人に設定することもできます。例えば、自分だけではなく同じ営業所の社員へ電話連絡してもらったり、複数台のパソコンへ不在対応をメール連絡してもらう、などです。
このサービスは電話代行業者によって実施しているかどうかが異なり、オプション契約が必要になる場合もあります。そのため、不在対応の指定連絡先を複数に設定したい場合は、どのようなシステムになっているか確認しておきましょう。オペレーターがどのような電話対応をしてくれるか、内容を指定することもできます。内容の指定は自由ですが、電話代行業者によっては受け答えの内容が制限される場合があります。基本的には受け答え内容は希望に沿ってもらえますが、登録データが限られていると完全に希望通りの受け答え内容にならないかもしれません。そのため、電話代行業者と契約する際には受け答え内容の登録データ量についても打ち合わせておくと良いでしょう。
